Technisches und kaufmännisches Controlling

Oder wollen Sie etwa nicht erbrachte Leistungen bezahlen?

So können Sie Ihren Dienstleister schnell und effizient überprüfen!

Das beim Einsatz eines Gebäudedienstleisters alle Punkte vertraglich gefixt sein müssen ist klar: z.B. in welchem Turnus die Lüftungsanlagen gewartet werden müssen, wie bei der Fensterreinigung vorzugehen ist, ab welcher Höhe die Hecken geschnitten werden müssen, und und und…

Wie aber stellen Sie sicher, dass der Dienstleister seine Arbeit auch gemäß seiner Betreiberverantwortung erledigt hat?

Wenn Sie alles immer nachprüfen würden, könnten Sie es auch gleich  selbst machen, denken Sie sich jetzt vielleicht!

Natürlich bedeutet die Überprüfung eines Dienstleisters Aufwand – aber auch enormes Potential! Ganz besonders dann, wenn der Aufwand durch den Einsatz eines routinierten Experten auf ein Minimum reduziert werden kann.

Es gibt zwei Fälle, in denen eine Überprüfung des Dienstleisters Sinn macht:

I. Einmaliges Controlling (u.A. bei Betreiberwechsel)

II. Kontinuierliches Controlling (insb. anspruchsvolle Immobilien)

Fall I: Wie Sie sicherstellen dass Ihr Dienstleister die geschuldeten Leistungen ordnungsgemäß erbracht hat …

  Feststellung der Mängel

Durch langjährige Erfahrung wissen wir genau was unbedingt überprüft werden sollte und was eher vernachlässigt werden kann. Somit setzen wir sinnvolle Prioritäten: Bei welchen Anlagen ist es essentiell, dass die Wartung durchgeführt wurde? Welche Dokumentationen sollten kontrolliert werden? Welche Bereiche des Gebäudes sind genauer unter die Lupe zu nehmen?

Die Antworten darauf liefert unsere Controlling-Checkliste, die wir über Jahre hinweg selbst erarbeitet haben. Mit Hilfe dieser gehen wir zielstrebig bei der Begehung Ihres Gebäudes vor und konzentrieren uns auf die entscheidenden Punkte und Kostentreiber. So wird nur Aufwand betrieben, der in einem zweckmäßigen Verhältnis steht.

Die Überprüfung der Betreiberdokumentation bringt zudem schnell etwaige Lücken ans Licht.

Bei den nachfolgenden Gesprächen mit dem Dienstleister stellen wir durch unser operatives Knowhow Schwächen fest.           

Neben dem technischen Controlling überprüfen wir auch die kaufmännischen Aspekte: Wurden die Rechnungen immer korrekt ausgestellt? Stimmen die Positionen mit den angebotenen Leistungen überein? Wurden die berechneten Leistungen auch durchgeführt? 

  Bewertung der Mängel

Die festgestellten Mängel werden von uns eingestuft und der entstandene Schaden berechnet.

So sehen Sie auf einen Blick wie gravierend die Mängel tatsächlich sind. Gemeinsam finden wir dann optimale Lösungen wie die Mängel behoben werden.

  Mängelbehebung und Kostenkorrektur

Nicht durchgeführte Leistungen werden vom Dienstleister in der Regel nachträglich erledigt. Wir geben dem Dienstleister dazu entsprechende Anweisungen, setzen Termine, und überwachen die Umsetzung. Unser eigens entwickeltes Datenbanksystem „ALPHA Base“ unterstützt die Mängelverfolgung.

Somit wird sichergestellt, dass alle Anlagen intakt sind. Dadurch können Nachträge neuer Dienstleister vermieden werden.

Wenn es nicht möglich ist die versäumten Arbeiten nachzuholen, veranlassen wir eine entsprechende Rechnungskorrektur.

nach oben

Fall II: Wie Sie langfristig eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Ihrem Dienstleister führen…

  Strategiefestlegung

Gemeinsam mit Ihnen definieren wir Ziele, Leistungsinhalte und Zeiträume. Wir passen uns Ihren individuellen Anforderungen an um Ihr gewünschtes Ergebnis mit optimalem Aufwand zu erreichen.

  Kommunikation

…die Basis für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit. Um die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Dienstleister zu fördern, koordinieren wir regelmäßige Jour-fix-Termine. Dabei steuern und moderieren wir die Gespräche und dokumentieren die Ergebnisse.

So stellen wir sicher dass Konflikte frühzeitig und neutral gelöst werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch die Nerven aller Beteiligten!

Durch kontinuierliche Einflussnahme lässt sich zudem ein höherer Leistungsgrad erzielen – denn nur wer wirklich weiß was der andere will, kann diesen Erwartungen auch gerecht werden!

Zu Verbesserung der partnerschaftlichen Zusammenarbeit führen wir darüber hinaus marktübliche Bonus-Malus-Systeme ein – eine faire Lösung um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

  Leistungscontrolling

Wie beim einmaligen Controlling, überprüfen wir im Rahmen von turnusmäßigen sowie spontanen Begehungen die Arbeit Ihres Dienstleisters. Die bewährte Checkliste unterstützt uns auch hier dabei die Konzentration aufs Wesentliche zu lenken.

  Kostencontrolling

Die kontinuierliche Rechnungsprüfung entlastet zum Einen Ihre eigenen Kapazitäten. Neben der inhaltlichen und kaufmännischen Prüfung ist darüber hinaus besonders auch die fachliche Prüfung für Sie von Vorteil: durch unser operatives Wissen und einen fundierten Überblick über den Markt können wir bestens einschätzen, ob überdurchschnittlich hohe Preise berechnet werden.

  Mängelbehebung und Kostenkorrektur

Analog zum einmaligen Controlling, kümmern wir uns entweder um die Behebung der Mängel oder eine Rechnungskorrektur.

nach oben

FAZIT

Prioritäten auf die wichtigen Dinge zu setzen, zielstrebig vorzugehen und zu wissen wie die Dienstleister arbeiten hat für Sie folgende Vorteile:

• Sicherung Betreiberqualität
• Mängelfreiheit
• Ergebnisorientierte Vergütung
• Langfristige und partnerschaftliche Zusammenarbeit

Gespannt wie das Ergebnis bei Ihnen aussehen könnte? Fordern Sie unseren Muster-Controllingbericht an, damit Sie sich ein besseres Bild machen können!